La Empresa TRANSGUAMUEZ S.A. presta el servicio de transporte terrestre de encomiendas (recepción, registro, envío y entrega de encomiendas) bajo las siguientes condiciones.

PASO 1. RECEPCION DE ENCOMIENDAS

1. La recepción de encomiendas la efectuará el agente comercial de cada taquilla de la empresa, quien deberá cumplir con el procedimiento PRC-CO-005 Procedimiento para el servicio de mensajería y encomiendas establecido por la empresa para este servicio y las normas legales vigentes sobre la materia.
   
2. Toda encomienda será recibida en las taquillas de los paradores y terminales, donde se ofrecen los servicios de Transguamuez S.A., deberá ser respaldada por una remesa generada en el sistema de tiquete go debidamente prenumerada, la que deberá reunir las condiciones previstas en el código de comercio y debe ser debidamente diligenciada.

2.1. Todos los datos de los clientes requeridos para generar la remesa en el sistema tiquete go deben diligenciarse correctamente (fecha, hora, documento identificación, nombres y apellidos, teléfono del remitente y destinatario, ciudad origen, ciudad destino, cantidad, tipo de aforo (aforo, sobre, caja) valor declarado,declaración del remitente sobre el contenido enviado, valor seguro, medio de pago), esta remesa representa el contrato de transporte de encomiendas.

2.2. Solo en taquilla autorizada por la empresa el agente comercial diligenciara la tiquetera manual de registro de aforo de mensajería (Remesa) la cual consta de un original y 2 copias, se distribuyen de la siguiente manera:

• La original (blanca). Es anexa a la encomienda.
• La copia (azul) se le entrega al remitente como constancia del aforo de la encomienda
• La copia (amarilla) es enviada a tesorería como soporte del aforo.

Nota: En caso de no funcionamiento del sistema el agente comercial, reportara la situación al tesorero para que se autorice el registro del aforo de encomiendas en el formato FMT-CO-011 “REGISTRO DE MENSAJERÍA (REMESAS)”.

3. Toda encomienda aforada, deberá ser examinada por el agente comercial en forma cuidadosa y minuciosa, dejando constancia en el aforo de la remesa física o digital; el tipo de empaque, cantidad, declaración del remitente sobre el contenido (en caso de no ser verificado el contenido, se debe indicar la observación en el campo de la declaración del remitente: contenido sin verificar), el valor declarado, además se debe recibir debidamente embalada y rotulada para su buen manejo y transporte, el remitente debe estipular las características de la mercancía así como las condiciones especiales del transporte.

3.1. El agente comercial deberá tener cuidado al recibir la encomienda, verificando que no presenten defectos en el empaque o embalaje, que no correspondan a vidrios o mercancías azarozas tales como algodón en cualquiera de sus formas, líquidos inflamables, materiales explosivos, cristalería, huevos, animales, productos alucinógenos, sustancias químicas peligrosas o nocivas para la salud, armas, productos perecederos (alimentos de que se deterioran rápidamente) que puedan influir en el deterioro de otras encomiendas transportadas.

3.2. Es de obligatorio cumplimiento que los aforos de motocicletas se deben realizar de estricto contado, y exigir que el tanque de combustible se encuentre totalmente vacío.

Nota 1: En caso de transportar alimento imperecedero (alimento con vida útil larga) este deberá ser reclamado lo más rápido posible, la empresa no se hace responsable de su deterioro.

Nota 2. Es obligación del remitente adjuntar la documentación que acredite la legalidad del/los productos dentro de territorio nacional (factura electrónica de venta, manifiesto de importación y demás requerimientos del ente de control correspondiente (DIAN).

PASO 2. REGISTRO Y CONTROL

4. Una vez la encomienda haya sido aforada, el agente comercial será el responsable de revisar, validar y confirmar que la encomienda tenga su remesa de manera correcta y en las cantidades informadas por el cliente, deberá aforar y marcar la encomienda con la tirilla/remesa Planilla de despacho para proceder a la entrega de las encomiendas al conductor al cual le entregara 2 planillas de despacho y luego cargarlas al vehículo, esta quedará bajo su absoluta responsabilidad y custodia, la que cesará en el momento en que la entregue y la reciban a entera satisfacción en la taquilla de destino y le sea cumplido el formato FMT-CO-013 CONTROL MENSAJERIA ENCOMIENDAS.

4.1. Las Encomiendas que se reciban y aforen en Transguamuez S.A., en cualquiera de sus taquillas, deberán ser despachadas en forma oportuna a través de los vehículos que dispone la empresa, para cubrir las rutas establecidas.

PASO 3. DURANTE EL TRANSPORTE:

5. Cuando en el trayecto del transporte se efectúen requisas por parte de autoridades competentes (Policía Nacional, Ejército Nacional, DIAN) y se destapen y decomisen mercancías, el propietario y/o conductor, está en la obligación de hacer firmar en la remesa o en su defecto en el Manifiesto de Carga, la evidencia del hecho sucedido con indicación del sitio, la hora y número de placa de la autoridad que practicó la requisa, en caso de incautación  el conductor debe  exigir la copia del acta de decomiso de la mercancía incautada.

5.1. Si en la requisa por parte de las autoridades competentes (Policía Nacional, Ejército Nacional, DIAN), realizan el destape de las mercancías, el propietario y/o conductor deberá verificar que no haya faltantes y que conserve el buen estado de la encomienda.

5.2 Sin autorización expresa del jefe de rodamiento, ningún vehículo podrá transbordar las encomiendas que transporte a otro automotor, salvo en los eventos de fuerza mayor o caso fortuito, siempre y cuando sean comunicados oportunamente y sea comprobada la causa del transbordo.

PASO 4. RECEPCION DE ENCOMIENDAS:

6. En las taquillas el agente comercial es el responsable del recibo, manejo y entrega de las encomiendas, las recibirá, verificará el buen estado, origen y destino de la misma, estableciendo los controles adecuados para prevenir faltantes, saqueos, perdidas parciales o totales, averías, hurto de elementos imputables a terceros o colaboradores. En caso de recibir mercancías en mal estado, el taquillero levantará la novedad en la planilla de viaje del conductor dejando la responsabilidad enteramente sobre el conductor que transportó dicha mercancía y pasará la novedad al jefe de rodamiento.

7. registrará en el formato FMT-CO-013 “CONTROL DE MENSAJERÍA Y ENCOMIENDAS RECIBIDAS”, los datos de remitente y destinatario el cual será firmado por el conductor para constancia de las encomiendas entregadas.

7.1. En caso de pérdida parcial o total, hurto que se presente dentro de la taquilla, es responsabilidad del agente comercial. Además, es su obligación instaurar la denuncia penal en averiguación de responsables y comunicar inmediatamente al jefe de rodamiento y coordinadora de recursos humanos.

7.2. El agente comercial responsable a cargo de cada taquilla, deberá comunicar en forma escrita y oportunamente al jefe de rodamiento y coordinadora de recursos humanos, toda anomalía que se presente en el recibo de las encomiendas a los conductores de los vehículos, como faltantes, saqueos, averías, hurtos, perdidas parciales o totales, retención o decomiso, daños, etc., con indicación del vehículo que las transportaba, propietario, conductor, rodamiento que cumplía, cantidad de mercancías desaparecidas, dañadas, deterioradas etc., anexando copia de la tirilla soporte de encomienda, deben ser descritas por el agente comercial que recibe la encomienda denuncia penal si hay lugar a ello.

7.3. La permanencia en el interior de las taquillas de recibo y despacho de encomiendas, de personas diferentes a los colaboradores de la empresa y colaboradores en convenio asignados, queda terminantemente prohibida, siendo responsabilidad del agente comercial responsable de la taquilla hacer cumplir este precepto.

7.4. En caso de presentarse faltantes, pérdidas parciales o totales, deterioros y/o daños en el transporte de las mercancías, el propietario y/o conductor del vehículo serán responsables del pago o reposición del faltante, de lo perdido o dañado, lo cual debe ir adjunto al manifiesto de carga.

7.5. La empresa, con el fin de conservar su imagen y buen nombre entre sus usuarios, procederá a la cancelación de las encomiendas extraviadas, perdidas, dañadas o deterioradas, de acuerdo con su valor declarado y/o monto acordado con el cliente; el importe pagado será cargado a la liquidación del producido del vehículo implicado.

7.6. Cuando se realicen acuerdos económicos, cancelación de las encomiendas extraviadas, perdidas, dañadas o deterioradas, el usuario firmará el FMT-CO-006 Paz y salvo, manifestando la conformidad de la conciliación y el compromiso de no manifestar reclamaciones futuras por el mismo evento.

Paso 5. ENTREGA DE ENCOMIENDAS AL DESTINATARIO

8. Durante el proceso de entrega de la mercancía, el agente comercial responsable debe asegurarse que corresponda a la persona o empresa indicada, teniendo en cuenta lo siguiente:

1. No recibir fotocopias de documentos de identificación, o supuestas autorizaciones de parte del destinatario, sin autenticación alguna.
2. Siempre exigir el documento original de la cédula de ciudadanía.

De tratarse de persona jurídica, se exigirá la presentación de la autorización respectiva, la que debe venir en papel original y membretado de la entidad, firma y sello de quien autoriza, además de presentar el autorizado su documento de identificación que será confrontado. En todo caso, el colaborador está en la obligación de confirmar con la entidad.

El Agente Comercial verificara el número de cedula de ciudadanía de la cliente misma que deberá coincidir con el de la remesa y hará firmar el recibido a satisfacción en la original de la planilla de despacho de encomienda/talonario (blanca) o en el formato FMT-CO-013 CONTROL MENSAJERIA Y ENCOMIENDAS RECIBIDAS, la cual conservara como constancia del recibido y entrega de la encomienda. Cuando la persona que reclama la encomienda no es el destinatario se le exigirá copia de la cedula de ambas personas (proponer autorización).

ENCOMIENDAS NO RECLAMADAS

Transcurridos diez (10) días desde la fecha de recibo, el agente comercial responsable realizara comunicación con el usuario, para informar sobre la encomienda en custodia, en caso de no contestar o no recibir respuesta, la encomienda se entregará a coordinadora SSTA junto con el formato FMT-SSTA-017 CONTROL DE EQUIPAJE – ENCOMIENDA NO RECLAMADO, quien dispondrá el levantamiento del Acta de abandono y por consiguiente baja de acuerdo con las normas establecidas en el Código de Comercio.

ENVÍO DE INFORMACIÓN A LA TESORERÍA DE LA EMPRESA

ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO: Es obligación del agente comercial de cada taquilla, devolver todas las facturas cumplidas con los documentos adjuntos (facturas y/o remisiones del cliente según el caso) de los aforos enviados con modalidad de pago Cuenta Corriente, en forma oportuna.

PÁRRAFO PRIMERO: La devolución de los cumplidos debe hacerse en forma diaria con el fin de agilizar el proceso de cobro. Serán enviados a la oficina correspondiente mediante correo interno en donde relacionen cada una de las remesas y remisiones devueltas y registrar dentro del manifiesto de carga el número del correo con el fin de identificar el vehículo en el que se remite la documentación.

Se deben escanear las facturas cumplidas para en caso de pérdida de los documentos tener la prueba de la entrega de la mercancía.

Por otra parte, una vez se tengan los cumplidos a devolver, se debe enviar correo electrónico a tesorería, mediante relación los cumplidos y número de correo interno en el que se envía la información.

PARAGRAFO TERCERO: De igual manera, las oficinas generadoras deberán informar a tesorería, dentro de los primeros cinco (05) días de cada mes, el no envío de cumplidos solicitados anexando pruebas (notas de requerimientos de cumplidos) y así poder establecer responsabilidades en el recaudo del flete adeudado.

PARAGRAFO QUINTO: Los agentes comerciales de las taquillas serán responsables y deberán pagar de sus recursos el valor de los fletes que no son cancelados por la falta de los cumplidos con sus anexos.

PARAGRAFO CUARTO: Las agencias de destino cuentan con un plazo máximo de 8 días para devolver a las oficinas de origen los cumplidos con sus respectivos soportes.

ARTICULO DECIMO SEXTO: Los dos (02) primeros días de cada mes, el consignatario y/o responsable de cada taquilla, deberá enviar por correo electrónico al área de tesoreria, la relación de las remesas que se encuentran en taquilla y así mismo anexar la relación en el reporte del último consolidado del mes que se envía al área de auditoría interna. Por otra parte, se debe informar por escrito los cambios que se realicen a las cuentas de cobro.

ARTÍCULO DÉCIMO SEPTIMO El aforo mínimo para una encomienda contra entrega será de $50.000; si se va a realizar un aforo por menor valor a un cliente recurrente, deberá estar autorizado por el tesorero.

Para constancia de lo anterior se firma a los 05 días del mes de agosto de 2025. 

Fecha de Elaboración: 13 de septiembre de 2025.    Fecha de Revisión: 13 de septiembre de 2025